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Les 5 conseils de Marie Kondo pour ranger son bureau comme son dressing

Vous aussi êtes gagnée par l’obsession du rangement et classez vêtements et légumineuses par couleur ? Dans son nouveau livre, la papesse de l’ordre Marie Kondo livre ses conseils pour s’attaquer efficacement au dernier bastion : votre bureau !

«Range ton bureau et emplis-toi de joie.» Après s’attaquée au désordre de nos maisons et avoir converti les foules au roulement de tee-shirt, Marie Kondo, la papesse du rangement, investit les open spaces. «Beaucoup de gens, déjà épuisés par leur travail, sont très sensibles au désordre, qui provoque un état d’énervement lié au stress», explique-t-elle, en visio-conférence depuis Los Angeles, où elle réside. Pour mettre fin aux tables encombrées de vieux dossiers et aux tiroirs qui débordent, la consultante-star publie La Magie du rangement au travail (1).

On y apprend notamment que, d’après une étude de l’Université de Californie, être entouré d’un trop grand nombre d’objets fait grimper le niveau de cortisol, la principale hormone responsable du stress. Notamment parce que le cerveau, contraint d’assimiler trop d’informations, est submergé et a du mal à se concentrer sur le travail. «Le rangement nous permet au contraire d’avoir une vision générale de tout ce que nous possédons et de savoir où est rangé chacun de ces objets. Cela nous donne la sensation de contrôler notre espace de travail et nous met plus en confiance», soutient Marie Kondo. Et c’est peut-être encore plus important quand, pandémie de Covid-19 oblige, on alterne entre bureau et maison, avec le risque de s’éparpiller.

Ranger en une seule fois

Pour accéder au nirvana du minimalisme et de l’ordre, la consultante recommande de ranger son bureau en une seule fois. «J’entends par là : en un mois environ, précise Marie Kondo. L’important est de se fixer une date limite.» Sans laquelle le désordre risque de revenir avant même d’avoir été éradiqué.

Sachant qu’il faut environ cinq heures pour ranger son bureau, on peut venir au travail une à deux heures plus tôt que d’habitude, pendant trois jours d’affilée. «Lorsque vous savez que vous allez commencer à travailler à 9 heures, vous rangez en étant efficace et concentré. Le matin, vous êtes aussi encore plein d’énergie, dans un état d’esprit positif, assure Marie Kondo. On apprécie alors davantage la démarche, et le choix des choses à garder et à jeter se fait en douceur.»

Jeter, jeter, jeter

Mais sans concessions. Le tri, qui se veut drastique et ultra-précis, commence par les papiers. L’experte recommande de passer tous ses documents en revue pour les trier en trois catégories. Il y a d’abord les affaires en cours : documents relatifs à une proposition de projet à valider, une offre commerciale à vérifier avant de l’envoyer au client, une facture à régler… Viennent ensuite les documents qu’on est tenu de conserver, comme les bulletins de salaire, puis ceux que l’on veut garder.

C’est cette troisième catégorie qui demande d’être le plus strict. Pourquoi conserver ce rapport vieux de deux ans ? Quand en aura-t-on besoin ? Ne peut-on pas plutôt le scanner ? «Si vous avez des difficultés à trancher, ne lâchez pas l’affaire. Ne passez pas à côté de l’occasion de faire le tri», encourage Marie Kondo. Avant de se faire plus menaçante : «Imaginez que j’entre dans votre bureau et vous annonce que je vais passer tous vos papiers à la déchiqueteuse. Lesquels voudriez-vous sauver du broyeur ?»

En vidéo, l’Art du rangement, la série Netflix de Marie Kondo

La logique est la même avec les objets : on trie pour distinguer ce qui nous «met en joie» – un stylo à plume précieux, un joli carnet reçu en cadeau ou une photo de ses enfants – de ce que l’on utilise au quotidien – post-its, trombones, agrafeuse – et enfin, de ce qui nous sera utile à l’avenir : comme une facture dont on n’a pas encore été remboursé ou la synthèse d’un projet pas passionnant, mais bon pour son CV. L’idée est ensuite de regarder chaque objet un par un – oui, oui – et de s’interroger. Quand l’a-t-on utilisé pour la dernière fois ? L’aime-t-on vraiment ? Le garde-t-on seulement «au cas où» ? Si oui, poubelle.

​Ranger intelligemment, à la verticale

Que faire des rescapés ? «Il est bien plus facile de maintenir son bureau en ordre si on prend l’habitude de remettre systématiquement à sa place un objet dont on vient de se servir», assure Marie Kondo. C’est le cœur de sa méthode : tout ranger à la verticale dans des boîtes, par catégorie. Une boîte pour ses objets fétiches, une pour les accessoires de bureau, une autre pour la trousse à maquillage ou les en-cas qu’on garde à portée de main…

Même chose avec vos documents. «Attribuez une chemise à chaque catégorie de papiers et disposez ces chemises verticalement. Cette façon de stocker vous permet de voir tous vos documents d’un coup d’œil», conseille Marie Kondo. On peut aussi prévoir un quatrième carton, qui accueillera les documents à traiter dans la journée… et à jeter ou ranger avant de partir du bureau.

À l’abri des regards

Toutes ces boîtes, poursuit l’experte, devraient aller dans un meuble ou sur une étagère. «Le dessus de votre bureau est une surface de travail et non une zone de stockage. Nous devons donc partir du principe de ne rien y laisser, puis choisir avec soin les objets qui nous procureront plus de joie ou faciliteront notre travail s’ils sont sur notre bureau», explique la consultante. Plus facile à dire qu’à faire : en open space, tous les bureaux ne sont pas pourvus d’une étagère personnelle, façon bibliothèque. Mais on peu toujours la demander !

Le podcast à écouter

Dompter son ordinateur

La suite se passe sur notre écran où, bien souvent, les dossiers, mails et fichiers épars sont au moins aussi nombreux que dans nos placards. Plutôt que de classer par thèmes ou par clients, par exemple, Marie Kondo et son coauteur, Scott Sconenshein, professeur d’organisation et de management à l’Université Rice de Houston, au Texas, recommandent d’adopter trois catégories. D’abord les «projets en cours», avec dix sous-dossiers maximum. Ensuite les «consignes», soit les documents administratifs que vous devez garder, mais pas modifier, comme les contrats de vos employés ou documents RH. Enfin, les «références», c’est-à-dire les ressources, notes, études ou synthèses liés à d’anciens projets, qui peuvent vous servir de base pour les prochains, par exemple. Un quatrième dossier, «Personnel», peut être utile pour ne pas mélanger vos factures d’électricité et votre prochaine présentation PowerPoint.

Le smartphone aussi !

Même chantier avec son smartphone, qui déborde probablement de photos, de podcasts téléchargés et jamais supprimés et surtout d’applications plus ou moins utiles. Mais à qui cela fait-il du mal, vous direz-vous ? À votre concentration, répond Marie Kondo. «Nombre d’applications sont conçues pour que nous y soyons accros, ce qui nous distrait de notre travail.» Pour faire le tri, on peut se poser les mêmes questions que depuis le début : a-t-on vraiment besoin de cette application de gestion de budget ? L’utilise-t-on vraiment ? «Si elle dort dans votre téléphone depuis des mois, vous n’allez pas vous réveiller un jour et enfin l’utiliser», balaie Marie Kondo. Poubelle, donc, quitte à l’installer de nouveau quand vous en aurez besoin.

Une fois le ménage fait, on peut trier de deux façons : mettre uniquement ses applis essentielles sur son écran d’accueil, ou les trier en dossiers – «productivité», «réseaux sociaux», «maison», etc. L’idée ? Y voir plus clair, aller à l’essentiel et refaire de son téléphone un outil au service de son efficacité. Pour – si on n’est pas devenu maniaque entre temps – se remplir de joie.

(1) La Magie du rangement au travail, Marie Kondo et Scott Sonenshein, 304 p., 18,95 €. Disponible sur livre.fnac.com

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