Google Drive : comment ça fonctionne ?

Avec ou sans connexion Internet, éditez, modifiez et sauvegardez seul ou à plusieurs tous vos fichiers bureautiques.

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Avec Google Drive, vous pouvez stocker tout type de fichiers (photos, vidéos, documents…) en toute sécurité et les ouvrir ou les modifier à partir de n’importe quel appareil. Gratuit et simple d’accès, cet espace de stockage est accessible à tous à partir d’un ordinateur, d’une tablette et d’un smartphone. Chaque fichier, appelé « drive », peut être consulté, commenté voire modifié par vos proches. Pratique, non ? Suivez le mode d’emploi.

1. Se connecter sur Drive

Ce service de stockage s’utilise soit directement sur Internet (drive.google.com), soit via un compte gmail, soit via une application qu’il faut télécharger et installer sur son PC, son smartphone et/ou sa tablette. Il est utile de le faire car vous aurez accès à vos documents même sans connexion Internet. Pour accéder gratuitement à Drive (15 Go maxi), les adresses yahoo ou encore la Poste sont acceptées.

2. Naviguer dans le tableau de bord

Une fois connectée, voici le tableau de bord : il prend la même forme qu’une boîte mail. A droite, les fonctions principales : docs récents, importants, corbeille, « partagés avec moi » (les fichiers partagés avec vos contacts). Cliquez sur « Nouveau », apparaît une arborescence : il est alors possible de créer des dossiers, d’importer des documents existants ou d’en créer. De couleur bleue, verte, jaune… selon le type de document souhaité.

3. Éditer un document bureautique

Vous avez l’habitude du pack Office pour la bureautique ? Drive édite des documents de la même manière. Sauf qu’ici, Word = Doc (bleu), Excel = Sheet (vert) et PowerPoint = Slide (rouge). Cliquez sur l’icône Doc (bleu). Vous arrivez sur une page vierge. Dessus, la totalité des options de Word est accessible (mise en page, insertion d’images…). En haut à gauche, sur « Document sans titre », nommez votre fichier.

4. Créer, exporter et importer un fichier

Une fois le doc rempli, pas la peine d’enregistrer, en étant connecté à Internet, tout s’enregistre régulièrement et automatiquement. Impossible de perdre ses fichiers. De plus, chaque doc créé sur Drive est automatiquement converti au bon format sur votre ordinateur. Cliquez sur « Fichier », puis « Télécharger » et choisissez le format souhaité. Inversement, depuis votre tableau de bord, il est possible d’importer n’importe quel document de votre ordinateur, il sera lu sur Drive.

5. Partager ce document

Cliquez sur « Partager » en haut à droite. Entrez le mail des contacts et ajoutez une note si besoin, par exemple « des suggestions pour nos vacances en Italie? » .Cliquez sur l’icône stylet à droite afin d’obtenir trois options de partage : « Modification » (le contact modifie le texte à souhait), « Commentaire » (il a juste le droit d’annoter des remarques) ou « Lecture » (il peut juste le consulter).

6. Modifier un fichier en direct avec ses contacts

Si vous avez partagé un document (option « modification ») avec un ami, il est possible de le modifier simultanément avec lui. Sur la barre de tâche en haut apparaît une icône de couleur, votre contact est connecté, chacun de ses ajouts apparaît alors dans le même code couleur. Sur l’ordinateur du contact, même chose, il voit en couleur et en temps réel vos interventions. Drive est un formidable outil collaboratif.

7. Accéder à ses documents sans Internet

Connecté à Internet, cliquez sur la molette (roue) en haut à droite du tableau de bord pour accéder aux « Paramètres » puis cochez la case « Synchroniser (…) en hors connexion ». Sans accès au Web, il vous est possible dorénavant d’accéder à l’ensemble de vos documents et de les modifier. Dès que votre ordinateur se connectera de nouveau à un réseau, les modifications seront sauvegardées.

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