Fiches de paie, factures, documents administratifs…comment bien gérer la dématérialisation de mes papiers ?

Fiches de paie, factures, documents administratifs… De nombreux papiers nous sont désormais envoyés sous format numérique. En toute sécurité ?

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Gagner de la place, accéder à tout moment à ses informations essentielles, limiter les pertes éventuelles, réduire la consommation de papier… La dématérialisation de nos documents présente de réels avantages. Considérés comme des originaux, tous ceux que l’on reçoit sous forme de fichiers numériques sont à conserver.

Une tendance incontournable

La dématérialisation peut désormais vous être imposée par la majorité de vos interlocuteurs. Il est toutefois encore possible de demander à recevoir certains documents en version papier. C’est en particulier le cas de toutes les factures – achats, quittances de loyer, énergie…, des certificats de travail, des relevés de compte bancaire, des contrats d’assurance, etc.

A savoir. Votre déclaration de revenus peut aussi vous être envoyée sous format papier si vous ne disposez pas d’une connexion internet dans votre résidence principale, ou « si vous estimez ne pas être en mesure » de remplir votre déclaration dématérialisée.

L’original fait foi

Un document qui vous est adressé sur papier est considéré comme un original et doit donc être conservé comme tel. Vous pouvez le numériser, bien sûr, mais cette version dématérialisée sera alors tenue pour copie. Dans la même logique, tout document qui vous est envoyé sous forme électronique a lui aussi valeur d’original, et l’imprimer ne vous permettra que de disposer d’une copie, fiable certes, mais insuffisante au regard de l’administration.

A savoir. La conservation des documents numériques impose d’excellentes conditions de sécurité.

Cryptage recommandé

Papiers d’identité, bulletins de salaire ou de pension, actes notariés, relevés bancaires… Perdus ou piratés, ces documents riches d’informations personnelles peuvent être à la source de multiples déconvenues. Si vous les conservez sur votre ordinateur ou un disque dur externe, il est prudent de les crypter avec un logiciel gratuit disponible en téléchargement, comme AxCrypt, VeraCrypt ou encore 7-Zip.

A savoir. Il en va de même si vous les déposez dans le cloud, sur l’espace de stockage proposés par les opérateurs téléphoniques, fournisseurs d’accès et de services en ligne, car vos données y sont conservées « en clair ».

Coffre-fort numérique, sécurité maximum

Les services de coffre-fort numérique sont beaucoup mieux armés pour protéger vos documents. Leurs serveurs doivent être hébergés en France ou dans certains pays de l’Union européenne. Vos données y sont cryptées selon un protocole répondant aux exigences de l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information (Anssi), afin de les rendre inviolables pendant le transfert et une fois stockées. Pour se connecter, l’utilisateur doit également se soumettre à un dispositif d’authentification renforcé (code à usage unique, etc.). Une sécurité plutôt rare… Deux opérateurs seulement répondent à ces exigences : La Poste, avec le service Digiposte, disponible en version gratuite ou premium (3,99€/mois ou 39,99€/an pour plus d’espace), et la Caisse d’Epargne, dont le service est réservé aux clients de l’établissement, à des tarifs variant selon les régions.

A savoir. Si vous avez choisi d’ouvrir votre espace personnel sur Service-public.fr, afin d’y recevoir vos documents administratifs et d’y déposer les formulaires nécessaires à certaines démarches, vous pouvez utiliser le « porte-document » crypté pour les stocker en toute sécurité. Toutefois, cet espace est limité à 235 Mo, pour des fichiers de 4 Mo maximum. De quoi sauvegarder un certain nombre de documents essentiels dans un format peu encombrant (PDF. . .), mais pas plus.

Les bons réflexes

■ Après avoir accédé à votre coffre-fort numérique ou à votre compte personnel sur un site officiel, pensez toujours à cliquer sur le bouton « déconnexion », en général situé en haut à droite de la fenêtre affichée, avant de fermer votre navigateur internet.

■ Ne communiquez jamais vos codes secrets, et ne vous les envoyez pas non plus par e-mail ou SMS.

■ Renouvelez vos mots de passe à fréquence raisonnable, tous les 3 mois idéalement. La Cnil propose un outil en ligne pour générer un mot de passe « solide » à partir d’une phrase que vous retiendrez facilement.

■ Si vous pensez que vos identifiants ont été volés ou si vous les avez oubliés, tentez immédiatement de les remplacer. Si vous ne parvenez plus à vous connecter à votre compte, contactez en priorité le service client du prestataire.

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